Como se destacar rapidamente no trabalho como recepcionista de clínica

Os profissionais da recepção de clínicas e consultórios realizam o primeiro contato com o paciente. Eles são responsáveis pela primeira impressão, e caso o paciente não tenha uma boa experiência, provavelmente ele não voltará ao estabelecimento.


Por isso, as recepcionistas de clínica são extremamente importantes, pois além de recepcionar pacientes, também são responsáveis por tarefas que garantem toda a organização do consultório, como gerenciamento da agenda, fichas de pacientes e confirmação de consultas.


Além disso, há recepcionistas que fazem muito mais do que as tarefas cotidianas da recepção, se encarregando da administração do consultório como um todo, como a gestão financeira.


Crescimento profissional é um objetivo fundamental para todos que buscam sucesso em sua profissão. Para as recepcionistas de clínica, a área da saúde pode ser gratificante e ao mesmo tempo, difícil de lidar.


Para te ajudar a se destacar no trabalho de recepcionista de clínica, separamos algumas dicas que você precisa começar a seguir agora mesmo.


1. Estude sobre a área médica


Existem alguns aspectos básicos que toda recepcionista precisa ter, como organização, conhecimento básico sobre informática e atendimento de qualidade. Porém, para ser promovida rapidamente, é preciso alcançar outras habilidades.


Diferente de outros profissionais da recepção, você está lidando com a área da saúde, e um ambiente de clínicas e consultórios médicos pode ser totalmente diferente de um escritório de advocacia, por exemplo.


então, estudar sobre a área médica é um diferencial importantíssimo para que você cresça na carreira e alcance destaque em sua especialização.


Você também deve conhecer o público-alvo da clínica, ou seja, o perfil dos pacientes.

O perfil dos pacientes varia de acordo com a especialidade do médico, por isso, também é necessário que você estude sobre as principais especialidades médicas do mercado.


Imagine que você trabalhe em um consultório de ortopedia. Quais são as principais dores que os pacientes possuem? Eles costumam vir acompanhados? Qual é a faixa etária predominante? Eles costumam acessar canais como e-mail, Facebook e WhatsApp?

Assim, você consegue entender melhor o público com o qual está lidando, realizando um atendimento mais personalizado, e ainda pode contribuir para que o próprio médico conheça melhor seus pacientes.


Caso você seja uma recepcionista que, além de cuidar da recepção, também administra o consultório, realizar um curso de gestão para clínicas e consultórios médicos também pode ser uma ótima estratégia para aumentar suas habilidades.


Não se esqueça de estudar sobre o CFM (Conselho Federal de Medicina) e outros órgãos regularizadores que definem normas sobre a prática médica, marketing médico, e outros aspectos.


2. Realize o atendimento humanizado


Quando falamos de atendimento humanizado, é um atendimento que vai além de apenas recepcionar bem os pacientes, mas surpreender, superando todas as expectativas.


Além de ser educada e simpática, o atendimento humanizado exige que você tenha empatia pelos pacientes, procure entender quais são seus problemas, e ofereça o máximo de conforto possível para alguém que, provavelmente, está passando por uma situação de estresse.


Uma boa forma de praticar o atendimento humanizado é utilizar comunicação não-violenta, uma prática que busca realizar a comunicação para resolver conflitos e promover a paz.

A comunicação não-violenta pode te ajudar a compreender melhor os outros, e principalmente, a si mesma.


Utilizando uma comunicação diferenciada, você pode criar conexão com os pacientes, e até mesmo com o profissional de saúde do consultório, melhorando as relações profissionais.


3. Aprenda como aumentar sua produtividade com o mesmo tempo de trabalho


Para aumentar sua produtividade, você precisa entender como realizar mais tarefas, utilizando o mesmo tempo que usa atualmente.


Você, recepcionista de clínica, precisa realizar diversas ações, como organizar a recepção, atender os pacientes, confirmar as consultas, atender o telefone, auxiliar os profissionais de saúde, entre outras atividades.



Imagine que você confirme consultas por telefone, uma prática tradicional da recepção. Você pode começar a confirmar consultas por SMS ou WhatsApp, canais que, normalmente, as pessoas respondem rapidamente.


Contar com uma ferramenta que torne o processo de confirmação de consultas automático também é uma ótima forma de aumentar sua produtividade.


Existem diversas formas de melhorar atividades que já são realizadas, e conseguir mais tempo para focar em tarefas fundamentais, como a gestão da recepção. Você também pode conversar com o administrador do consultório sobre essas questões e, juntos, chegarem em soluções mais efetivas.


4. Conheça tudo sobre mídias sociais


A internet está presente em quase todos os aspectos da nossa vida, inclusive, na dos pacientes.


Mesmo que o profissional de saúde do consultório não tenha proximidade com mídias sociais, como Facebook, Google, Instagram e WhatsApp, você, com certeza, sabe a importância do marketing nesses canais.


O Google é a plataforma de pesquisa mais utilizada no mundo, e muitos pacientes procuram e conhecem seus médicos por meio deste canal. Além disso, divulgações nas redes sociais estão se mostrando extremamente mais efetivas do que propagandas na TV.


Os médicos empreendedores já começaram a perceber esse movimento, e ter um diferencial como conhecimento de mídias sociais, pode ser o fator necessário para que você cresça e se destaque na profissão.


Não são todas as recepcionista que sabem como administrar uma rede social, ou conhecem as configurações administrativas do Facebook e Instagram. Com essa vantagem, você pode realizar atividades de marketing médico, e conseguir a promoção que tanto deseja.


Para aprender mais sobre a importância do marketing médico, das redes sociais e como usá-las da melhor forma, confira nosso eBook sobre o assunto.

5. Saiba como lidar com pacientes difíceis


Uma coisa é fato, em toda profissão precisamos aprender a lidar com pessoas difíceis, e quando falamos da área da saúde, esse assunto se torna ainda mais delicado.


Como mencionamos no tópico sobre atendimento humanizado, criar uma conexão com os pacientes, estabelecendo um bom relacionamento, é um diferencial fundamental para as recepcionistas de clínica que desejam crescer na carreira.


Durante a sua vida profissional, você provavelmente já encontrou um paciente que estava estressado, impaciente e/ou exigindo algo que estava fora do seu alcance, ou simplesmente não estava sendo simpático.


Nesse momento, é importante evitar se envolver emocionalmente, ou seja, não deixe ser atingida pela impaciência do paciente, e tente pensar que algo com certeza está acontecendo para deixá-lo naquele estado.


Todos temos dias difíceis, e acabamos descontando em alguém, que não tinha nada haver com a situação, mesmo sem querer. Com a ajuda da empatia e comunicação não-violenta, você pode contornar a situação e auxiliar o paciente da melhor forma.


Nesses momentos, você pode até mesmo conseguir que o paciente se sinta agradecido por sua ajuda, e fidelizá-lo. Assista nosso vídeo sobre como lidar com pacientes difíceis e aprenda mais sobre o assunto:


6. Aprofunde seu conhecimento sobre informática


Todo profissional da recepção precisa ter conhecimentos sobre informática, afinal, uma boa parte das clínicas e consultórios médicos já digitalizaram ferramentas, como agenda médica e fichas de pacientes.


Para uma recepcionista, que procura se destacar na profissão e melhorar suas habilidades, é preciso ir além do conhecimento básico. Você precisa se tornar uma especialista em pelo menos algumas ferramentas que irão te auxiliar no dia a dia.


A maioria das pessoas não sabem como utilizar uma planilha no Excel ou Sheets do Google, e mesmo que tenham conhecimento básico, não sabem como calcular automaticamente, transferir dados de um sistema e outras configurações mais avançadas.


Com diferenciais como conhecimento profundo em Excel, Word, Power Point, e até mesmo e-mail marketing, uma ferramenta que está sendo cada vez mais utilizada por profissionais de saúde, você consegue uma ótima vantagem competitiva.


7. Potencialize seu currículo


Todos os critérios que comentamos durante o artigo são diferenciais que você pode e deve colocar no seu currículo. Mas, quando falamos em potencializar o seu currículo, estamos nos referindo a cursos e especializações.


Realizar cursos para recepcionistas que ofereçam certificado é uma atividade que você não deve deixar de lado, e cursos voltados para área médica, informática, até mesmo línguas como inglês, também são bem-vindos.


Além disso, você não pode se esquecer de manter seu currículo atualizado, e colocar as habilidades fora do ambiente profissional, como atividades voluntárias, participação em grupos de discussão, dança, esporte ou música podem mostrar um característica importante para a área da saúde: trabalho em equipe.